(二)市房改办每次审批房改后，发给产权单位的《深圳市人民政府住房制度改革办公室批复》和《申请房改住房分户表》(或其它类型住房分户表)，产权单位应建立实物档案长期保存。未办理个人《房地产证》的，保存原件；已办理的，保存复印件；
(三)房改实物档案应根据产权单位实际情况进行系统的排列和编号，并编制卷内材料目录和案卷目录；档案存放要使用符合国家标准的档案装具和用品，由专人保管，并建立相应的档案查询、借阅制度。管理人员发生变动时，要做好档案的移交工作。
二、各单位必须统一建立产权单位房改信息库，完整准确地录入房改电子信息档案。
电子信息档案即把实物档案中的信息全部录入电子计算机，利用电子计算机来进行档案信息的审核、存储、查询、统计等，由此形成产权单位房改信息库。建立产权单位房改信息库，应达到以下要求：
(一)应配备一台专门用于房改信息管理的电子计算机；
(二)计算机内安装市房改办主持开发的《深圳市住房制度改革信息管理软件》。有能力的单位可在此软件基础上进行更深层次开发工作，但应以满足房改档案管理需要为前提；
(三)所有购房户的相关资料都要使用房改信息管理软件进行管理；
(四)产权单位房改信息库的信息经市房改办核准后及时转入《深圳市住房制度改革信息库》。
三、各产权单位须配备房改工作人员，负责房改申报和房改档案管理工作。
各产权单位应设有长期性的房改主管部门，房改工作人员应参加市房改办举办的房改岗位资格培训，并经考试合格，取得房改资格证书后持证上岗。从事房改的工作人员应具备较强的工作责任心，并具有一定的档案管理和电脑操作技能。
四、房改档案管理达标验收工作程序。
(一)取得房改资格证书的工作人员会同其他人员完成产权单位房改实物档案和电子信息档案的建档工作，并将电子信息、档案的有关内容拷贝在软盘上；
(二)单位填写《安居房房改档案审核表》和《房改住房档案清单》，将以上资料汇同产权单位电子信息档案软盘，申报到市房改办；
(三)市房改办将产权单位的电子信息档案同《深圳市住房制度改革信息库》中的有关内容逐项审核，不合格的，与产权单位磋商解决办法，直至合格；合格的，市房改办派工作人员到产权单位验收房改实物档案，同时校验《产权单位房改住房清单》中非抽查样板户的身份证、结婚证原件，收取复印件(房改申报时已校验的除外)。依照验收的评分标准(见附件2)，总评分达70分以上为达标。未达标的提出整改措施，限期改正；
(四)各单位的房改实物档案和电子信息档案达标后，市房改办将产权单位电子信息档案转入《深圳市住房制度改革信息库》，同时在《产权单位房改住房清单》上加盖市房改办的审核合格章。
五、产权变更等特殊情况的房改档案处理。
(一)因国有企业改制，实行“放小”等原因，形成原产权单位不存在的情况时，其债权债务有明确归属的，由归属单位统一完成档案管理达标工作，并在向市房改办申报电子信息档案时附上报告详细说明；未有明确归属的，由购房者个人直接向市房改办申请，由市房改办统一审核管理；
(二)产权单位向市房改办申报的电子信息档案的具体内容如果与过去市房改办审核批准的材料(房改批复及分户表)内容有出入。例如，原产权单位的名称变更，购房申请人的变更，住房情况的变更等等，申报内容以变更后内容为准，但申报时须附详细报告说明并提供有关证明。
六、区级房改主管部门房改档案管理职责。
(一)各区房改主管部门派工作人员参加市房改办的房改岗位资格培训，考试合格后，取得房改资格证书，同时，市房改办授予各区房改主管部门房改审批权及负责组织实施区属产权单位房改档案管理达标工作；
(二)各区房改主管部门应建立《区级住房制度改革档案信息库》，并建立内容齐全、文字清晰、格式标准的房改实物档案；
