（三）填写卷内文件目录。按照卷内文件的排列顺序，逐件填写卷内文件目录。文件标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的，应另拟标题。填写日期时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“·”号。卷内文件目录放在卷首。
（四）填写卷末备考表。每卷卷尾应填写卷内备考表，说明卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，填写立卷人、检查人和时间，以示负责。
（五）案卷排列。依照“档案分类方案”对案卷进行系统排列，采用保管期限、年度、组织机构（或问题）的排列方法。
（六）案卷编号。根据案卷的排列顺序，对不同保管期限的案卷分别编案卷号。通常是一个年度编一个流水顺序号，若一个年度内案卷数量不多时，可几年合编一个流水顺序号。
（七）编制档案全引目录。档案全引目录由立卷说明、案卷目录和卷内文件目录组成。立卷说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。案卷目录须按照案卷的排列顺序，逐卷填写。
全宗内的档案全引目录应根据案卷数量情况，区别不同保管期限，一年或若干年度编一本，并逐一编目录号。在一个全宗内，档案全引目录号不得重复。
档案全引目录须打印一式3份。
深圳市档案局关于印发《立档
单位档案分类方案编制规则》的通知
（1997年1月21日 深档字[1997]8号）
市直各单位：
为了进一步加强我市各单位档案业务的标准化、规范化建设，适应档案管理现代化的需要，我局参照国家关于档案分类、著录的标准和规范，制定了《深圳市档案分类方案编制规则》，现印发给你们，请认真遵照执行。
科学、适用的档案分类方案是指导文件立卷归档和档案管理的业务规范，也是实现计算机辅助档案管理的重要前提。我市将在全市推行通用的档案管理系统软件，因此必须首先统一各立档单位档案分类的方法。为此，要求：
一、各单位要以本单位基本职能和主要任务为依据划分档案类别，按照本规则的规定编制出适用于本单位(含下属单位）的档案分类方案。方案的体系结构、类目设置等，要符合本规则的要求；归档范围和保管期限的确定，要根据国家规定并结合本单位的实际情况进行。
二、各单位在编制档案分类方案时，要征询各职能部门的意见，并经主管档案工作的领导审阅签字后报送我局备案。
三、在此之前已经编制了档案分类方案的单位，要根据本规则的规定进行适当修订，并报我局备案。
四、经我局审定施行的档案分类方案，应保持稳定，不得随意改动。因特殊情况确需改动的，须送我局备案。
特此通知
立档单位档案分类方案编制规则
