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四、签发人。各级国家行政机关上报的正式文件应注明签发人，签发人姓名应注在发文头红线右上方。发文号可适度左移。
五、秘密等级。保密公文应按照密级划分规定在文头右上方注明“绝密”、“机密”或“秘密”。
六、紧急程度。经办公文应根据重要程度、时限要求在文头右上方注明“特急”或“急件”。同一公文既是密件又是急件的，紧急程度标于秘密等级之上。
七、主送。一般公文的主送机关应写于标题之下，正文之前，顶格并加冒号。有的公文如决定、决议、会议纪要等，也可将主运机关写于正文之后。正式文件主送机关的全称、特称、单称概念，应使用统一的固定概念和序列表达，不得经常变换。
上报请示的公文，一般只写一个主送机关，如确需要同时报另一上级机关，应用抄报的形式。
八、正文。正文文字表达应力求简明扼要，层次清楚。多层次结构的正文分条标识方法为：
第一层用：“一、二、三、四……”；
第二层用：“（一）、（二）、（三）、（四）……”；
第三层用：“１、２、３、４……”；
第四层用：“（１）、（２）、（３）、（４）……”。
公文应避免采用过多的层次结构。
九、附件。公文如有附件，应在正文之下（空一行），印鉴之上，按顺序注明附件名称。
十、印章。国家行政机关公文一律在正文后右下方加盖发文机关公章。正文后标明年、月、日，不再落款。印章盖在发文时间的中上方，上沿不压正文，底边在发文时间之下。如发文时间在前，印章可盖在正文末空档处；正文末页无空档，可另加空白页注明发文时间并盖章，同时在该页左上方标明“（此页无正文）”各个单位联合行文，印章顺序应与行文机关相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。
十一、落款。凡有落款的公文，落款应使用发文机关的全称或规范化的简称各
个机关联合发文，主办机关应排列在前。各级国家行政机关的规范化简称，由同级或上一级政府编制部门核定。
十二、发文时间。发文时间以签发或会议讨论通过的日期为准的协议、决定、会议纪要的时间应刊于标题之下、正文之上，括于圆括号内。其中决议、会议纪要应注明会议名称。
十三、附注。公文如有附注，应列印章、时间之下，用圆括号括起来，如“（此件可翻印发至乡镇）”等。
十四、抄送机关。各级国家机关公文应抄送与公文内容有关的机关。抄送栏设于文件末页下端、制发机关之上。抄上级机关的标明“抄报”；抄平行机关、下级机关的标明“抄送”；平级机关依党、政、群、军次序排列。
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