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所在行政区域代字应使用规范化简称。如省政府各直属单位发文字号中的所在行政区域代字一律使用“黑”而不能使用“龙”。
机关代字也应使用规范化简称。如省交通厅，应在“黑”后加“交”字。
文种代字一般用“发”（上行、平行、下行文件）和“函”（平行、下行文件）２种。也可根据需要增设其他１至３种。
年份一律采用公元纪年全称用六角括号“〔〕”括起，如〔２００１〕，不得使用〔０１〕之类简称。
序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位（即１不编为００１），不加“第”字。
（五）签发人。各级行政机关上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人（应为主办单位的具体承办人员）的姓名和电话。签发人姓名一律在红色反线之上居右空１字，签发人用３号仿宋体字，签发人后标全角冒名，冒名后用３号楷体字标识签发人姓名。
（六）公文标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。
如转发文件，原件标题过长时，可以原件发文字号代替，如“黑龙江省人民政府关于转发国务院国发〔２００１〕××号文件的通知”。
公文标题中文种部分必须符合法定行文关系，必须与公文的内容性质相吻合。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题在红色反线下空２行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（七）主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空１行，左侧顶各用３号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。多家主送机关中间可加顿号、逗号。命令（令）、决定、会议纪要的主送机关写于主题词之下版权栏之上，“主送”二字用“已发”代替，后加冒号。最后一个发送单位后加句号。主送机关的全称、特称、单位概念，均应使用统一的文字表达形式，不得前后不一。如省政府下行文件的全称概念为“各行政公署，各市、县人民政府，省政府各直属单位”；特称为：“各有关行政公署，各有关市、县人民政府，省政府各有关直属单位”；单称为“××行政公署，××市、××县人民政府，省××委、省××厅”。
（八）公文正文。主送机关名称下１行，每自然段左空２字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。
（九）附件。公文如有附件，在正文下空１行左空２字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：１．××××”）；附件名称后不加标点符合。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第１行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第１行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
（十）成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。
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