（二）发文字号由发文机关代字、标于括号内的年号、顺序号组成，位于文件名称之下、横隔线之上正中，函的发文字号标注在标题的右上方。两个以上机关联合行文，只标明主办机关的发文字号。
（三）上报的文件，在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。
（四）文件份号、秘密等级、紧急程度，应视文件内容需要从上依次标注在文件名称的左上角。秘密等级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种，紧急程度分为“急件”、“特急”（紧急电报分为“平急”、“加急”、“特急”）。“机密”、“绝密”公文应当标明份数序号。
（五）政府令的文头由套红印刷的：“×××人民政府令”和编号组成。政府令文的编号为“第×号”，标注在文头之下、正文之上正中位置。
第十三条 公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、落款、附注等。
（一）公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。一般由发文机关名称、内容提要和文种名称组成，位于主送机关之上、横隔线之下居中位置。不能以引用文件字号代替内容提要。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（二）除“公告”、“通告”以外，其他正式公文一般都要标明主送机关。
主送机关一般在标题之下、正文之上左端顶格位置书写。“决定”、“命令（令）”、“会议纪要”等文种，主送机关可置于文尾主题词之下，抄送栏内抄送机关的上方，标明“主送：．．．”或“分送：．．．”。也可与抄送栏一起标明“送：．．．”。向上级机关的请示，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，用抄送形式。
（三）正文部分是对公文内容的表述。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一、”第二层用“（一）”，第三层用“１、”，第四层用“（１）”。地方性法规草案和行政规章视需要按章、节、条、款、项、目标明层次。
（四）公文如有附件，附件名称注在正文之后、文件落款之前，如有两个以上附件应注明附件的顺序。附件与主件订在一起发送，如不能订在一起，应在附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。
（五）文件落款是指正文之后、附件之下所署发文机关名称、印章和成文时间。成文时间以领导人签发日期为准。两个以上机关联合发文，以最后一个机关签发的日期为准。经会议批准的文件，以通过的日期为准。电报，以发出日期为准。
