各级国家行政机关发出的公文，由本级机关领导人签发。重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。一般情况下，由分工负责的副职领导人签发。涉及两个以上领导人职权分工的及需要互相照应的事项，由有关领导人会签或联合签署发出。有的公文可由秘书长或办公厅（室）主任根据领导授权签发。
第二十五条 用笔
公文的起草、核搞、批办、签发，必须使用钢笔或毛笔，不得使用铅笔、红蓝铅笔、圆珠笔、彩笔。不得在装订线外边写字。用笔不符合要求的，应按要求重新处理。
第二十六条 缮印
经机关领导人签发的公文定稿，要由办公厅（室）文秘单位复核无误后印制公文正本。
公文印刷时必须认真校对无误。印发后发现有错，应重印重发。
公文盖印要端正、清晰，不得漏盖、错盖。对于不符合行文制度、原稿未经审核和签发、字迹模糊不易辨认的公文，以及超出发文份数的，不予盖印。
直属上级机关的发文，除绝密或注明不翻印的以外，经本级机关的秘书长或办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，要注明翻印的机关、时间和份数。
第二十七条 传递
一、国家行政机关的公文发送范围、份数，应当按照公文内容和工作需要，发给必须阅知和负责处理的单位，不按单位和个人的级别待遇发给。
二、公文的发出，必须经过装封、编号、登记，并履行严密的传递、交接手续。
三、传递带有秘密等级的文件时，应采取相应的保密措施。其中机密文件和绝密文件，必须通过机要通信渠道或者密封派人传递。
第六章 公文的处理
第二十八条 机关的公文处理，包括从收文、批办、催办到完结的全部过程，应根据本机关的业务繁简和机构设置，本着减少环节、简化手续、提高工作效率、保证工作质量的要求，确定处理程序。
第二十九条 收文
国家行政机关的文件，统由办公厅（室）的文书人员签收、拆封、登记、编号。除写明“亲收”“亲启”文件由本人拆封外，送给机关的文件都不得超过文书人员。亲收、亲启者认为有登记必要时，交给文书人员补办登记。
代表机关外出参加会议带回的会议文件，也要交给文书人员登记，作为机关的收文。
向政府领导人递送的公文、会议文件及拟以政府名义发文的文稿，统交办公厅（室）文书人员签收、登记，除特殊紧急情况外，不要直接送给领导个人。
