四、报批的办法
（一）申报手续要完备。申报出访，必须同时提供四项材料：１、出访报告。要阐明出访任务，出访人参加出访的理由、当年出访过哪些国家和地区，费用来源（附有关函件），以及其他需要说明的问题；２、填写《出访报批表》一式四份（除盖公章外，主批负责人要签名）。要用黑色墨水一份一份如实填写，字迹要清晰；３、邀请信。去港澳的附原件，去外国的附英文邀请信的复印件及中文译件；４、与出访任务有关的项目批件、（协议）副本。由各部、委、办、厅、区、县、局、总公司、直属大厂主报市府。省府或市府在《出访报批表》上加上具审批意见后，退回主报单位，由主报单位将批件复印，分送主管机关和外汇管理、政审、安全等部门，赴港澳的还要分送省委八办、香港越秀公司或澳门羊城公司，并持批件办理政审、护照签证、兑换外币、领取制服费等手续。
（二）审核、审批工作要严密。审核、审批出访，必须坚持“一支笔”审核和审批。市人民政府由办公厅负责经办，办公厅主任负责审核。市人民政府由一位常务副市长负责审批。市的各部、委、办、厅、区、县、局、总公司也应指定一、二位负责人主管出访审核工作，经办部门的名称和审核、审批负责人及经办人的名单（含单位、姓名、年龄、职务、联系电话），请于今年十一月十五日前报市人民政府备案。审核、审批出访要严肃认真，坚持原则，该宽的宽，该严的严。对每批出访团组是否需要派出，人选、时间、前往国家是否适当，都要进行认真审核。出访时间应以抓紧完成任务为原则，不宜过长。所去的国家和地区尽可能减少，严禁绕道旅行。
（三）我市十一个自营进出口企业和年创汇五十万美元以上的“三资”企业的团组、人员外派，可由企业直报市人民政府审批。
（四）申报和审批手续要提前办理。由于出国赴香港，我方要提交护照给对方签证，签证时间取决于对方（短的半个月，一般一个月，长的两个月以上）。因此，申报和审批出访，必须预留足够的签证时间。出访一个国家或地区的，经济性的出访必须提前三十天，非经济出访必须提前四十五天将申请报告送达市人民政府，去两个以上国家和地区的，每个国家和地区还要增加提前二十天。没有预留时间，临时申请要求马上出访的，审批机关不予受理。
（五）去美国、加拿大、日本、联邦德国、英国、法国、瑞士、意大利、泰国、新加坡以及苏联、朝鲜、蒙古、古巴、东欧各国的团组和人员，由市外事办公室（因今年十月一日起承办护照、签证）在出国团组申办护照签证的同时，通知我驻上述国使馆并抄告外交部和省外事办公室，所需费用由组团单位负责。通知内容为：派出单位、团组名称、人数、出国任务、派出时间、在国外期限、接待单位。遇有紧急情况或临时决定派出的团组，应在对外正式确认之前通知我有关驻外使馆并抄告外交部和省外事办公室。发出通知二十天后，仍未收到我驻外使馆答复，市外办才发出国护照给外派人员，外派人员方可成行。如发现未经通知而自行去上述国家的，将追究有关部门的责任。
市外事办公室向我驻外使（领）馆办理有关通知出国团组事宜时，要根据内容确定联系方式（明电、电传或密电），切实注意保密规定。
