（三）根据行文目的和内容，确定适当的公文种类，要注意区分请示与报告、通知与函。
　　（四）草拟文稿应根据行文目的与公文种类，构思公文的层次结构，选择适当的文字，力求层次分明，结构严谨，文字朴实精炼，书写工整。引用公文应注明引文的时间、机关、标题和发文字号。使用简称时，应先用全称，并在括号中注明简称称谓。要使用规范的汉字。公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。同一公文中，数字的使用应前后一致。
　　（五）草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸。公文稿纸一般为十六开、横写。其栏目一般包括主办机关、发文范围、拟稿人、核稿人、签发人、发文字号、秘密等级、紧急程度、印刷份数等。
　　二、公文审核。文稿在送领导人审批签发前，应由有关业务部门负责人或秘书部门负责人进行审核。
　　审核的重点：
　　（一）是否需要行文，行文的名义、公文种类是否适当；
　　（二）文稿内容与法律、法规以及上级机关的有关规定是否一致，与本机关发过的公文是否衔接；
　　（三）依据的事实是否充分、确实，政策、措施和要求是否明确具体、切实可行；
　　（四）处理程序是否完备，涉及其他部门的问题是否协商一致，行文关系及公文格式是否符合规定；
　　（五）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
　　审核时如发现有不妥之处，必须进行修改。属于重要的原则性问题，应退回原承办部门修改。不必行文的，应送有关领导人批准后通知原承办部门或人员。
　　三、公文签发。各级国家行政机关发出的公文，应由机关领导人签发；重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文（如会议通过的公文等），可由秘书长或办公厅（室）主任根据受权签发。联合行文，应由行文机关的主要领导人分别在同一稿件上签发。机关领导人签发公文，要在“签发人”栏内写明具体意见和签署姓名、时间，不要以划圈代替签发。
　　四、草拟、修改、审核和签批公文，要用钢笔、毛笔或档案圆珠笔。
　　五、公文签发后付印。印件页面要美观大方，符合公文格式。装钉要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。
　　六、公文校对以原稿为准，重点校对文字和格式，非承办人不得擅自改动原文，如对内容有疑问或发现错漏，应请承办人予以核对。
　　七、盖印。监印员应根据领导人的签发和应发份数盖印。铅印公文一般由专门机要印制单位用机器套印。委托其他单位套印公文时，应指定专门人员现场监印。

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