（一）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
（二）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的密级标注在首页右上方；函件的密级标注在眉首横线左下方。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。
（三）紧急文件应当分别标明“急件”或者“特急”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
如既是秘密公文、又是紧急公文，则先标明紧急程度，后在其下方标注秘密等级。
（四）发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标注主办机关的发文字号。文件的发文字号一般标注在文头（版头）之下、横线中央上面；函件的发文字号则标注在横线之右下方、标题之上。
凡以行政机关名义制发的公文，由其办公厅（室）统一编号。
（五）上报的公文，应当在首页注明签发人姓名，并标注在发文字号右侧适当位置（发文字号可适当向左移）。
（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关是指收受、办理公文的单位，列在正文之前（即抬头）；抄送机关是指与公文有密切关系的单位，列在主题词之下。
（八）正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。
（九）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
（十）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人签发的日期为准。凡注明会议通过的，以通过日期为准。电报以发出日期为准。
（十一）公文除会议纪要外，都应当加盖印章。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下骑年盖月。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章，将主办机关印章排列在前。
（十二）公文如有附注，如“此件不得登报”等字样，应当标注在成文日期左下方、主题词之上，并加括号。
（十三）公文一般应当标引主题词。主题词应当准确反映公文主要内容，并统一在《
国务院公文主题词表》中选用。主题词按类属词、类别词、文种的顺序排列，不得超过５个，并标引在公文末页下端、抄送范围上方。
（十四）公文抄送范围标注在主题词下方位置。
（十五）公文一般应当有印制版记。印制版记包括公文制发（翻印）单位名称、制发（翻印）日期和印刷份数。制发（翻印）单位名称、日期和印刷份数置于公文末页下端。
