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（二）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的秘密等级一般用黑体字标注在文件首页文头的右上角。
“绝密”、“机密”文件应当标明份数序号。份数序号应标在文件首页文头的左上角，使用五位数阿拉伯数码标识。
（三）紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”，紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
紧急文件的紧急程度应标在文件首页文头的右上角；如同时又有秘密等级，应先标紧急程度后标秘密等级。
（四）发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
年份一律用公元纪年全称，括于方括号内，置机关代字之后、序号之前。
发文字号标注位置一般应在文头之下取中，如标注签发人，发文字号可居左与签发人位置对应。
（五）凡上报的请示、报告，均应在发文字号右侧平齐适当距离、红线之上注明签发人的姓名（形式为“签发人：×××”）。
平行文、下行文可不标注签发人。
（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。
转发公文，如被转发公文的标题过长，可以进一步压缩文字、概括内容，但不应以其发文字号代替标题。
转发上级通知，在其标题之后可不再标公文种类，以避免出现“通知的通知”。
（七）公文的主抄送机关，应使用统一的规范化简称。如主送单位过多，也可使用“有关部门”的称谓。
主送机关应写在标题之下居左顶格，并加冒号；如特殊需要也可将主送机关列在主题词之下、抄送机关之前。
抄送机关标注位置应在主题词之下抄送栏内。
（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称，名称之后不用标点符号。
附件一般应与主件装订在一起。附件首页左上角应注明附件顺序号。如主件与附件不能装订在一起，其附件首页左上角应注明主件的发文字号和附件的顺序号（形式为“×××〔１９９４〕×××号文件附件”）。
（九）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。
加盖印章处不再打印发文机关名称。印章必须盖端正，其位置应注意上不压正文，下压成文时间，并尽量使年月日露出。
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