会议文件,可根据数量多少,一会一卷或数卷。
各种统计、报表、名册等,一般按同一种格式、名称或同一地区组卷。
工作计划、总结报告等综合性文件,一般按作者或文件名称组卷。
案件材料,每案一卷或数卷。
人民来信,按来信人所反映的问题,或来信人所在的地区分类组卷。
科研、生产、建设管理工作形成的图表和文字材料,每个项目一卷或数卷。
简报、刑物,按名称组卷。
特殊性文件材料,应根据情况组卷。
五、按文件不同的保管期限区分开。按国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》和本系统、本机关制定的《文书档案保管期限表》的规定,将同一问题或同一类型的文件按永久、长期、短期三种保管期限分开,然后分别组卷。
第七条 卷内文件必须进行系统排列。排列时应保持文件之间的有机联系,便于保管和利用。同一问题的来文与复文,请示与批复,将本机关形成的文件排在前面;同一份文件的正件在前、附件在后,正本在前、定稿在后,转发件在前、原件在后;同一案件(专门档案除外)中结论性材料在前,依据性材料在后。其他文件材料按文件重要程度或形成时间先后排列。
第八条 卷内文件须以案卷为单位编页号,用省档案局统一规定的《卷内文件目录》(附件一)填写项目并打印一式五份,一份放在案卷的首页,另四份做为《档案目录》的组成部分。文件责任者填发文机关;文件字号填发文号(没有文件定号的可不填写);文件没有题名或者题名不能反映文件内容的(如:只有“通知”两字),要根据文件内容拟写题名,外加< >号。凡需对卷内文件情况(如缺损、修改、补充、移出、销毁等)加注说明的,可填写在卷皮封底(附件二)的“卷内备考表”栏内。
第九条 卷内文件要按十六开标准纸折叠取齐。小于十六开或装订线外侧有文字的文件,要另加纸裱糊,并将卷内全部文件的非装订线一侧都取齐,加上软卷皮案卷封面(附件三)后再装订,单份文件盒装的案卷(附件四),正本与定稿要用线装订。
第十条 案卷题名要简明确切,由文件责任者、问题、名称组成,能概括地揭示卷内文件内容。案卷封面须用毛笔或黑水钢笔填写。
第十一条 一个年度的案卷应按保管期限、组织机构或问题,重要程度进行排列,依顺序编案卷号,编制《案卷目录》(附件五),并打印一式四份。