代表团、组赠送小纪念品的费用，可按出访人数，时间长短，每访问一个国家，每人掌握在三十元之内（五人以上的代表团、组，每访问一个国家，每人掌握在四十元之内）凭发票报销。
七、通知
出国计划经审查批准后，以信件或电话通知接待单位，其通知内容为：代表团成员、身份、性别、动身日期、航班号、抵达航空港、抵达日期等，以便接待单位安排（或双方商定）日程和预订旅馆，同时应将以上情况通知我驻外使（领）馆，以便取得必要的指导。
八、行前检查
出国团、组成员在出发前应进行一次全面检查，护照、机票、外汇、现钞携带证明、资料和名片等是否都已齐全；生活用品、服装、常用小药品和小礼品是否备齐；不准带出的文件、资料、笔记本、工作证、出入证、人民币、粮油票等是否都作了适当处理。
九、在国外注意事项
１、要严格执行请示报告制度；
２、对重大国际问题，对外表态要符合我国对外政策；
３、不要随便议论主人的礼遇与参观访问中遇到的问题，如有意见要向对方提出，应报告团、组领导，不要擅自对外表态，对外联系要专人负责。个人不要向对方提出要求；
４、参加社交活动需主动与外国朋友接触，态度要自然、大方稳重、不拘谨，如对方打招呼，可按一般礼貌同其握手交谈，但对身份不明或不熟悉者不可深谈；
５、提高警惕，注意做好安全保卫工作，严防敌情破坏、绑架或策反，遇可疑情况立即报告，及时采取措施，防止发生意外；
６、不能携带内部机密文件（包括单位打印的材料），内部报刊，记有内容情况的笔记本等，重要代表团出国必须带机密文件时，要备有保密文件箱，并指定专人妥善保管，严防丢失；
７、严防被窃照、窃听、泄露国家机密，对外交谈不得涉及内部机密情况，与外国人谈判不要将机密文件摆在桌上，在旅馆、饭店、汽车等场合，严禁议论内部问题，商量对策和交换意见应在有保密条件的地方进行：机密电报和文件必须在使馆保密室草拟；
８、私人通信不谈内部问题，不涉及国家机密，收到的信件及时销毁，不要携带私人信件；
