经审批后，即可进行会议的筹备工作。
三、会议准备
１、做好会前的宣传工作。由会议召开日期算起，一般应在一年半前发出会议预告，即第一次通知；八个月前发出第二次通知进行预登记，送交论文摘要；半年前发出第三次通知，要收缴登记费、订旅馆、送交论文全文。也可发两次通知，时间和内容可参照上述安排。在发送通知的当时，要通报我有关驻外使（领）馆。
２、做好论文的征集、审编和出版工作。由国内外专家或与国外联合举办单位组成论文审编组，负责选定在大会上或分组会上宣读的论文。并选定收入论文集的论文。要组织好论文的预印本和论文集的出版发行工作。
３、组织好筹备小组。开始可指定专人办理日常对外联系，根据工作进展，再组成脱产或半脱产的工作组。
４、根据外国科学家的论文水平和作者在国际上的学术地位，可聘请其担任会议职务。
５、如果需要旅游部门配合，应同旅游部门商谈分工范围、旅游路线及收费标准，并签定备忘录或合同。
６、参照出席国际会议人员的条件，选择并组织好出席会议的国内科技人员。会前认真研究国外出席会议人员提供的论文，制定好有关科技交流的计划。
７、如果有外国记者要求对会议进行采访时，可请省外办协助与外交部新闻司联系，做好采访登记与其它准备工作。
四、会议期间的注意事项
１、讲求会议学术交流的实效，免除形式主义的外交礼仪活动。
２、本着热情友好、谦虚谨慎、多做工作、内外有别、不卑不亢的精神做好接待工作。
３、我方出席会议的人员，应根据会前的准备，认真地、不失时机地做好交流工作，必要时也可组织一些专题的小型座谈会。
４、认真执行有关科学技术保密规定。
