煤矿安全监察专门档案按一矿一档管理，可以采用物理分类归档或逻辑分类归档的方法分类存放，与文字材料内容密切相关的照片、录音、录像、光盘等特殊载体形式材料，可与文字材料一并整理存放。事故档案、矿井基础档案整理应遵循文件的自然形成规律及内容间的有机联系，装订成卷，执法监察档案可以“件”为单位装订整理。
第三十八条 排列与编号
1.完成组卷工作后，应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等对“件”或“卷”进行顺序排列，并按归档章要求填写相应的项目，以确定件、卷排列顺序。
2.档案的编号采用最低一级类目下大流水编号的方法。
3.永久、长期、短期保存的档案可混合编号。
第三十九条 编目
1.档案部门或专兼职档案人员应将归档文件根据分类方案和件（卷）号顺序，逐份输入计算机，正式打印出归档文件目录。归档文件目录内容包括：件号（或卷号）、责任者、文件编号、题名、日期、保管期限、页数、备注等。归档文件目录样式见附件3。
2.归档文件目录一式二份，分别由档案部门和归档单位保存。
3.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置单位名称、年度、类别等项目。归档文件目录封面样式见附件4。
第四十条 装盒
归档案卷应放入档案盒内保存。档案人员应将归档文件按件（卷）号顺序装入档案盒，并按要求填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。备考表置于盒内文件之后，对该盒各件、卷的归档情况进行说明。档案盒及备考表样式见附件5、6。
第四十一条 整理完毕的档案，质量应符合下列标准：
归档文件，齐全完整；归档材料，符合要求；分类清楚，保持联系；卷内排列，系统条理；保管期限准确；卷盒书写，整洁规范；案卷装订，整齐美观；图纸折叠，符合要求。
第四十二条 案卷的库房排列应存放有序。一般应按分类编号体例依次排列。个别档案也可根据档案形成规律和利用特点，采取灵活的排列方式，但应做到有规可循，井然有序。
第七章 移交
第四十三条 国家安全生产监督管理总局档案馆为永久保存煤矿安全监察档案的基地和安全监察档案信息中心，负责接收省级煤矿安全监察局移交的煤矿安全监察档案及其他档案。
第四十四条 区域性煤矿安全监察分局是临时保存本单位档案的基地。按一矿一档保存的煤矿安全监察专门档案应在该矿关闭后向省级煤矿安全监察局移交。其余类型的档案可根据保存期限，向省级煤矿安全监察局提出处置意见。
第四十五条 省级煤矿安全监察局负责保存本单位形成的全部档案，并履行以下职责：
1.接收并保管所属煤矿安全监察分局移交的档案。
2.向国家安全生产监督管理总局档案馆移交煤矿安全监察专门档案所形成的数字档案。
第八章 附则
第四十六条 本规范自2006年1月1日起实行。
第四十七条 本规范由国家安全生产监督管理总局负责解释。
附件：1、归档文件范围及保管期限表
2－6（略）
附件1：
归档文件范围及保管期限表
一、文书档案
┌───────────────────────────────────┬────┐
│ 归 档 文 件范围 │保管期限│
├───────────────────────────────────┼────┤
│ 一、会议类 │ │
├───┬───────────────────────────────┼────┤
│1 │本级党、共青团代表会议、办公会议的文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│1.1 │通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、│ 永久 │
│ │决议、纪要、公报、主席团会议记录、重要的照片、录音（像）带等文│ │
│ │件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│1.2 │大会发言、提案及其办理结果、简报 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│1.3 │贺信、选举过程中形成的文件、讨论未通过的文件、小组会议纪录、参│ 短期 │
│ │考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│2 │本机关党组或党委和行政办公会的纪要、会议记录、讨论通过的文件 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│3 │本机关召开的工作会议和综合性专业会议文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│3.1 │报告、讲话、决议、决定、纪要、简报、重要的声像材料 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│3.2 │通知、名单、日程、典型材料、代表发言 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│4 │本机关召开的单项性专业会议文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│4.1 │纪要、总结、讲话、报告、重要的声像材料 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│4.2 │通知、典型材料、代表发言 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│5 │本机关承办国际会议的文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│5.1 │请示、批复、申办和筹办组委会的主要活动、会议议程、代表名单、主│ 永久 │
│ │报告（原文及中文译文）、辅助报告（原文及中文译文）、有关领导人│ │
│ │贺词、讲话、会徽设计等文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│5.2 │委员会、学术会、分会的讨论记录和会议代表登记表、接待安排、会议│ 长期 │
│ │简报、新闻报道等文件材料 │ │
├───┴───────────────────────────────┼────┤
│ 二、上级机关形成的文件材料 │ │
├───┬───────────────────────────────┼────┤
│6 │上级机关颁发的文件材料和视察、检查本机关工作时形成的文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│6.1 │上级机关颁发的文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│6.1.1 │直属上级机关颁发的，属本机关主管业务的，和非直属上级机关颁发的│ 长期 │
│ │针对本机关主管业务并要执行的方针、政策、法规、规章等文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│6.1.2 │直属上级机关颁发的非本机关主管业务并要执行的文件材料 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│6.1.3 │临时性、参考性的文件材料 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│6.2 │党和国家领导人、上级机关视察、检查本机关工作时形成的文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│6.2.1 │党和国家领导人的题词、讲话、照片、声像等重要文件材料 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│6.2.2 │党和国家领导人视察、检查本机关工作时本机关的汇报材料、座谈记录│ 永久 │
│ │等 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│6.2.3 │上级机关领导人视察、检查本机关工作时的题词、讲话、照片、声像材│ 长期 │
│ │料等 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│6.2.4 │上级机关视察、检查本机关时本机关的汇报材料、座谈记录等 │ 短期 │
├───┴───────────────────────────────┼────┤
│ 三、本级机关职能工作中形成的文件材料 │ │
├───┬───────────────────────────────┼────┤
│7 │本机关制发的文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│7.1 │本机关制发的职能业务文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│7.1.1 │方针、政策、法规性的、普发性的职能业务问题、长远规划、纲要 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│7.1.2 │专项业务问题的文件材料 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│7.2 │本机关的请示、上级机关的批复、指示、通报，下级机关的请示、本机│ │
│ │关的批复 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│7.2.1 │方针政策性的重要问题的 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│7.2.2 │具体业务问题的 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│7.3 │代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│7.3.1 │重要的法规性的 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│7.3.2 │其它的 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│7.4 │本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物样本、简报、情况反映、工│ 长期 │
│ │作信息等 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│8 │本级机关行政管理、执法活动中形成的有关材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│8.1 │行政审批、管理工作制度、程序规定等文件材料 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│8.2 │长期有效的执照、资格证、资质证等的审批、管理文件材料 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│8.3 │短期有效的执照、资格证、资质证等的审批、管理文件材料 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│8.4 │本机关行政复议、国家赔偿工作中形成的在全国范围内有重大影响的案│ 永久 │
│ │件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│8.5 │本机关行政复议、国家赔偿工作中形成的在市、县级范围内有重大影响│ 长期 │
│ │的案件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│9 │本机关普查、调查工作中形成的文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│9.1 │专题、典型的调查报告、汇总材料 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│9.2 │一般业务调研材料 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│10 │本机关计划、规划、统计数字 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│10.1 │年度和年度以上的 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│10.2 │季度的、月份的 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│11 │本机关工作活动的总结、报告 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│11.1 │主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│11.2 │半年的、季度的、一般专题的 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│12 │本机关编制的统计报表、分析材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│12.1 │反映主要职能业务的年度和年度以上汇总的、专题的 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│12.2 │其他的 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│13 │本机关关于出国考察、接待访问、参加国际会议等外事活动形成的文件│ │
│ │材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│13.1 │签订的条约、协议、协定等外交文件 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│13.2 │执行日程、考察报告、会谈记录 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│13.3 │行政程序审批手续、具体事务性文件 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│14 │本机关处理人民来信来访的文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│14.1 │有省部级以上领导人重要批示和处理结果的 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│14.2 │有上级或本机关领导人重要批示和处理结果的 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│14.3 │其它有处理结果的、没有处理结果的 │ 短期 │
├───┴───────────────────────────────┼────┤
│ 四、非隶属机关制发的有关文件材料 │ │
├───┬───────────────────────────────┼────┤
│15 │非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│16 │非隶属机关联系一般事务的文件 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│17 │下级机关报送的总结、报告、统计报表 │ 短期 │
├───┴───────────────────────────────┼────┤
│ 五、机构设置、干部人事 │ │
├───┬───────────────────────────────┼────┤
│18 │本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用、│ 永久 │
│ │作废等文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│19 │本机关各项工作制度、规定、办法等文件 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│20 │干部任免的文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│20.1 │本机关领导任免、撤职的文件材料 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│20.2 │本机关对所属单位领导人任免的文件材料 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│20.3 │本机关内部机构负责人任免、调整的文件材料 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│21 │本机关评选先进单位、劳动模范、先进工作者、奖励等的文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│21.1 │省、部级以上有政策性待遇的 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│21.2 │一次性奖励的或地、县级以下的 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│22 │本机关对有关人员的处分材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│22.1 │影响大、问题严重的 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│22.2 │一般问题的 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│23 │由本机关人事部门颁布或审核、用于机构内部职务、职称分类和鉴定的│ 长期 │
│ │标准和准则 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│24 │本机关公务员、职工录用、转正、调资、定级、待遇、离退休、职务聘│ 永久 │
│ │任、人才交流（轮岗）、停薪留职、辞职、复转、抚恤、死亡等文件材│ │
│ │料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│25 │本机关人事考核、职务、职称评审文件材料 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│26 │本机关人事培训、业务培训文件材料 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│27 │本机关职工调动工作及工资关系的介绍信及存根 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│28 │本机关职工名册 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│29 │工资制度文件材料、工资审核单 │ 长期 │
├───┴───────────────────────────────┼────┤
│ 六、机关事务管理工作形成的文件材料 │ │
├───┬───────────────────────────────┼────┤
│30 │本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地、房屋│ 永久 │
│ │买卖等文件 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│31 │本机关财产、档案等的交接凭证、清册 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│32 │本机关与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│32.1 │有历史意义和长远利用价值的 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│32.2 │有较长期限效应的 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│32.3 │有较短期限效应的 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│33 │专用设备配置规划、计划、年度统计 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│34 │本机关机动车维护及调动、事故处理、车辆保险等工作中形成的文件材│ 短期 │
│ │料及车辆转让记录 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│35 │本机关有关履行日常行政职能的通知和其它发文 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│36 │本机关职工医疗保健方案、医疗保险制度、医疗检查报告 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│37 │保卫部门的安全检查、调查记录 │ 短期 │
├───┴───────────────────────────────┼────┤
│ 七、财务会计、资产管理工作中形成的文件材料 │ │
├───┬───────────────────────────────┼────┤
│38 │本机关预、决算报告及批复 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│39 │财务分析、经费分配情况的文件材料 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│40 │本机关行政审计及其它与会计、出纳工作有关的文件材料 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│41 │本机关办公设备、物资的采购计划、审批手续、招标投标等文件材料 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│42 │本机关国有资产管理工作的文件及报表 │ 永久 │
├───┴───────────────────────────────┼────┤
│ 八、基建、住房工作中形成的文件材料 │ │
├───┬───────────────────────────────┼────┤
│43 │本机关购房合同 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│44 │本机关职工承租、购置本单位住房的合同、协议、有关手续 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│45 │本机关职工住房分配、出售制度、方案、细则 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│46 │本机关职工住房情况统计、调查表 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│47 │本机关办公用房、职工住房房屋管理、维护、修理的文件材料 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│48 │本机关职工住房申请书及相关手续 │ 短期 │
├───┴───────────────────────────────┼────┤
│ 九、党、团、纪检、监察、工会工作形成的文件材料 │ │
├───┬───────────────────────────────┼────┤
│49 │党的组织建设及日常管理方面文件材料 │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│49.1 │党团组织关系、党员名册、团员名册 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│49.2 │整党建设、党员管理文件材料 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│49.3 │本机关编报的党员、党组织统计年报表 │ 永久 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│49.4 │本机关党、团、纪检基层组织形成的工作报告、总结、会议文件等 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│50 │本机关纪检、监察工作中形成的报告、调查材料、备忘录 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│51 │本机关党员、干部、职工违法违纪案件调查、处理的有关材料 │ 长期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│52 │本机关工会、妇联工作文件材料 │ 短期 │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│ │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼────┤
│ │ │ │
└───┴───────────────────────────────┴────┘
