c）烟叶工作站应建立收购对照样品制作和使用记录，由专人负责对每个收购对照品的制作和使用过程进行登记。
4.3.2 标样与样品的保管
4.3.2.1 地市级公司和10万担以上的县级分公司要建立专用的烟叶样品室和样品贮藏柜。地市级公司样品室面积在100平方米左右，县级分公司在50平方米左右。
4.3.2.2 样品室要求：
a）样品室地面需修建防潮层，铺强化木地板，以满足防潮、防虫需要。
b）样品室需配备标准光源、工作台、样品柜、增湿机、除湿机、空调机、冰柜、换气扇、温湿度仪等设备。
c）样品室室内使用灰色或白色色调，严禁使用红、黄、蓝、绿、紫等影响色温的环境颜色。
d）采用自然光或人工模拟自然光，色温：5500- 6000k，照度：自然散射光3000- 10000Lx，人工模拟自然光2000±200Lx。样品制作工作台颜色为白色或灰色，无明显反光。
e）样品室温度应控制在18- 25℃，空气相对湿度65%- 80%，冰柜温度0- 5℃。
4.3.2.3 样品分等级用草纸包好，装入深色塑料袋后，装入纸箱，置于-5℃以下的冷库或专用冰柜中保存。各等级样品应在醒目处粘上产品标识。
4.3.2.4 应指定专人对烟叶样品室进行管理，定期记录温湿度，检查样品的状况，以防样品受损。出现样品变质的现象，管理人员应立即上报，及时处理。
4.3.2.5 烟叶收购对照样品由各烟叶工作站管理，通常陈列在候烟室的样品柜内。
4.3.3 标样与样品的使用
4.3.3.1 各级部门应定期进行烟叶等级平衡。地市级公司每月至少组织1次全地市烟叶收购等级平衡，县级分公司每月至少组织2次全县烟叶收购等级平衡；烟叶工作站在每天收购前进行一次烟叶等级平衡。
4.3.3.2 烟叶收购期间，地市级公司、县级分公司应定期组织对烟叶实物仿制样品、烟叶收购对照样品的管理和使用情况进行检查。
4.3.4 标样与样品的销毁
4.3.4.1 烟叶实物基准标样保存期为5年，烟叶实物仿制样品保存期为2年，烟叶收购对照样品应保存到烟叶收购全部结束后1个月后。
4.3.4.2 对超过保存期的烟叶标样和样品，须使用部门提出申请，管理部门审核批准后，由专人组织销毁并保持相关记录。
5 收购合同与计划管理
5.1 基本规定
5.1.1 应建立烟叶收购合同管理制度，专职人员负责合同管理工作。
5.1.2 合同管理应包括合同的订立、实施、控制和评价所有过程。
5.1.3 严格执行《
中华人民共和国烟草专卖法》、《
中华人民共和国烟草专卖法实施条例》、《
中华人民共和国合同法》及《烟叶种植收购合同管理暂行办法》（国烟办〔2007〕20号）有关规定。
5.1.4 确保合同签订种植面积与国家下达的指令性计划相一致，严格防止合同签订中的违规行为发生。
5.1.5合同一户一签，采用国家烟草专卖局统一文本，签订情况应向种植主体公示。
5.1.6 地市级公司应每年对合同签约率、履约率进行考核并上报。
5.2 管理流程
种植收购计划与合同管理（图略）
5.3 工作内容和管理要求
5.3.1 种植主体种植意向调查与计划分解
5.3.1.1 每年烟叶生产前，有种烟意向的种植主体向烟站提出种烟申请，烟站对申请的种植主体进行资格审查，初步拟定种烟面积，造册登记后汇总上报。
5.3.1.2 地市级公司、县级分公司参照上年烟叶收购情况及当年种植主体种烟意向将省级公司下达的烟叶种植收购计划层层分解至各烟叶工作站。
5.3.1.3 烟叶工作站按照下达的种植收购计划、种植主体的种烟意向及种植主体生产投入能力确定各户种植主体的合同种植面积，由种植主体签字确认后张榜公示。
5.3.2 合同签订
5.3.2.1 烟叶收购合同的主体为地市级公司（或被委托的县级分公司）和种植主体户主。双方签字后生效。合同一式贰份，正本交种植主体保管，副本由烟叶工作站存档。
